涉密载体的收发是指涉密载体的接收和分发两个环节。接收密件是指从单位以外领取密件的环节。分发密件是指向国家行政管理部门、涉密资质企事业单位或本单位下属部门发送密件的环节。

一、涉密载体的接收

（一）密件的接收方式。密件的接收是指密件从本单位之外进入本单位的转换环节，其接收方式分为派遣专人领取、接收机要员投递、机要密码机专网接收三种方式。

1.派遣专人领取的，领取后应当尽快将密件带回单位交涉密载体归口管理部门登记台账，途中不得在非授权的情况下，以任何方式扩大知悉范围。

2.接收机要员投递的，原则上应当由单位涉密载体归口管理部门直接接收，特殊情况下，可由涉密载体归口管理部门指定专人代为接收。

3.机要密码机专网接收的，由单位机要设备责任人负责接收，也可指定机要值班员负责接收。

（二）密件接收时的清点和签收。无论采取哪种方式接收密件，均应当履行清点手续。

1.派遣专人领取时，应当检查领取签单上的密件名称、数量、密级是否与领取实物一致，如不相符应立即告知发文单位解决，确认一致后方可签字领取。

2.接收机要员投递时，第一，接收密封的密件时，应当检查信封、袋、套密封是否完好无损，确认无拆封、漏失的方可接收。第二，应当拆封检查密件是否是发给本单位的，不属于本单位的应当退回投递人员。第三，检查签收单上登记信息是否与实物一致，不一致的应当立即与发文单位联系处理方式。第四，密封的密件应当由单位机要人员或专门人员拆封，如有“**亲启”字样，应当交指定人员拆封。第五，拆封后应当检查封套内有无遗留文件。第六，确认无误后方可签字领取。

3.机要密码机专网接收时，接收操作人点击下载作为签收依据，下载后应当检查所收密件电子文档是否与收文系统上密件名称、密级相同，如有不同应当及时联系发文单位解决。

（三）密件的登记造册。针对不同类型的密件接收方式，单位应当分别建立密件接收登记表单，对接收环节进行记录。

1.明确收文日期、时间、文件字号，统一规范收文内部编号。第一，收件人应当准确登记收文日期、时间、文件字号，便于后期追溯；第二，涉密载体归口管理部门应当对本单位收文内部编号规则进行统一规范，各载体接收人应当按规范填写。

2.应当记录密件名称、密级、保密期限、份数及去向情况。第一，收件人应当准确、完整记录密件的名称、密级、保密期限和份数；第二，接收人应当登记密件去向，原则上应当交单位涉密载体归口管理部门。

3.各接收渠道均应当将所接收的密件交单位涉密载体归口管理部门统一登记造册、使用并保存，不得在非授权情况下自行使用。

二、密件的分发

（一）密件分发的方式。密件的分发是密件从本单位涉密载体归口管理部门流转到本单位以外国家行政管理部门、涉密资质单位或本单位所属涉密部门的环节。密件的分发方式分为派遣专人报送、机要渠道投递、机要密码机专网发送三种方式。

（二）履行审批程序。密件的分发必须先审批后分发。

1.严控知悉范围。分发审批时应当明确知悉范围，原则上知悉范围内人员涉密等级应当与密件密级相适应，需要扩大范围的，应当经过单位主管领导批准。

2.由申请人提出申请，所属部门负责人和分管本部门领导签署意见，定密责任人或单位主要负责人审批。

（三）密件分发的记录及相关表单。

1.密件分发记录表应当要素齐全，包括收文单位、发文时间、文件标题、文号、密级、保密期限、发放范围、缓急情况、份（件）数、总份（件）数、回收情况等栏目。

2.填写发文通知单，随同发出的密件一并封存，便于接收单位核实发文内容和数量。

3.相关表单应当与密件一起按照全生命周期管理，确保各环节有据可查。

4.原则上应当由密件管理人员对密件分发情况进行记录，若本单位密件接收人与密件管理员是同一人，则可在收文登记表上记录分发情况，否则可以在涉密载体台账上记录，也可单独建立密件分发、回收表单记录。

（四）密件的封装。封装密件前应当先与发文通知单核对后再行封装，并在密封处张贴封条并加盖密封章。封装袋正面应当写明收件单位、接收人以及寄件单位和寄件人，需要指明启封人的，应当注明“**亲启”字样。需要机要投递时，应当认真填写供机要部门交接和投递的交接清单。

（五）密件的清点。密件封装后，应当对剩余密件进行清点，确保发出数量、剩余数量之和与总数量相等。

（六）密件的回收。需要回收的密件，应当在发文通知单上注明回收时限，使用单位应当指定专人负责向发送单位送回原件，履行交接、登记手续，闭环管理。